6 月 18 日 14 时，本团体第二届第四次会长办公会于秘书处会议室隆重召开。会长单位、常务副会长单位、副会长单位、监事单位相关负责人悉数参会，围绕第二届教育装备博览会筹备工作展开系统研讨与全面部署，旨在以高质量筹备工作为契机，推动教育装备博览会高质量发展。

本次会议紧扣博览会筹备核心议题，对关键环节进行深入探讨与安排。在嘉宾邀请与参会单位组织方面，重点听取了第二届教育装备博览会地州市县教育局、普校、高校等邀请情况汇报，并展开充分讨论，为精准对接教育行业资源筑牢根基。在开幕式策划环节，与会代表对上午开幕式流程进行逐条审议，明确教育部、中国教育装备行业协会等上级单位领导，以及地方协会、高校、企业代表的致辞内容与顺序，力求开幕式彰显专业性与影响力。同时，针对分享嘉宾确认工作，全面梳理已确认和待确认名单，明确各环节跟进责任人，并制定详细催办计划，确保嘉宾阵容的完整性与权威性。

在博览会服务保障体系构建上，会议对人员接待方案进行反复研讨与完善，细化接待流程，明确各部门及人员职责分工，并制定完备的应急处理预案，切实提升服务保障能力。住宿安排工作也得到重点部署，确定住宿地点，规范预订协调流程，压实重要领导及各会长单位接待责任，为参会人员提供舒适便捷的参会体验。

为保障筹备工作高效有序推进，会议科学划分工作任务，成立专项工作组：

1、嘉宾邀请组：由秘书处、各会长单位、组委会协同作战。秘书处充分发挥统筹协调作用，跟进教育部、中国教育装备行业协会等重要嘉宾邀请工作，建立 “日反馈” 机制，实时掌握邀请进度；各会长单位依托行业资源优势，全力落实普校、高校及地方协会嘉宾邀请，确保嘉宾信息准确详实；组委会负责汇总整合嘉宾信息，精心制作嘉宾邀请函及参会指南，为嘉宾提供清晰指引。

2、活动策划组：协会活动部作为责任主体，将进一步完善开幕式及下午活动全流程方案，制定精确到分钟的时间安排表；从舞台设计、背景板制作到宣传物料策划，全方位打造契合教育装备博览会主题的活动氛围；严格审核参展企业宣讲内容，确保宣讲质量与活动主题高度契合，为行业交流搭建优质平台。

3、接待保障组：各会长单位主动担当，制定标准化人员接待方案，明确接待流程、规范礼仪标准、细化人员分工；统筹重要领导酒店的住宿预订及协调工作，建立住宿保障动态管理机制；精心安排会议期间餐饮、交通等后勤保障工作，全方位满足参会人员需求。

针对筹备及举办过程中可能出现的问题，会议提前谋划，制定了系统性应对策略。针对嘉宾临时缺席风险，建立候补嘉宾资源库，及时沟通协调替补人员，并灵活调整活动流程；面对住宿安排冲突问题，与酒店建立常态化沟通机制，提前确认房间数量及预留情况，储备备用酒店资源，强化与各会长单位的信息互通；针对活动现场突发状况，制定涵盖安全保障、设备应急、秩序维护等多维度的应急预案，安排专业人员负责现场管理，配备充足的备用设备及物资，为博览会顺利举办保驾护航。

此次会长办公会的召开，是推进第二届教育装备博览会筹备工作的关键节点。各相关单位将严格按照会议部署，以高度的责任感和使命感，全力推进各项筹备工作落实落地，确保博览会办成一场高规格、高水平、高质量的行业盛会，为促进教育装备行业创新发展、深化教育领域交流合作发挥积极作用。